Tips Membuat Surat Penagihan Pembayaran Barang/Produk

 Tidak dapat dipungkiri bahwa pembayaran adalah salah satu proses yang sangat ditunggu oleh sang penjual. Nah apabila pembayaran tersebut tak kunjung diterima, maka biasanya akan dilayangkan surat penagihan pembayaran. Surat penagihan pembayaran sendiri adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli dikarenakan pembeli sampai batas waktu yang sudah disepakati atau ditentukan belum membayar atau melunasi pembayaran yang menjadi kewajibannya. Dengan kata lain sang pembeli masih berhutang kepada si penjual.

Surat ini sah untuk dikirimkan tanpa mengurangi rasa hormat. Karena bisa saja ada alasan tertentu dari sang pembeli dan menyebabkan mereka belum membayar. Untuk itu, dapat pula surat ini menjadi pengingat untuk pembeli jika memang alasannya karena terlupa. Maka dari itu, hendakanya saat menulis surat ini, disertai dengan bahasa yang sopan agar tidak menyinggung yang bersangkutan.

Isi pokok dari surat penagihan pembayaran ini adalah tidak lain agar pembeli segera melakukan pembayaran. Dan ada beberapa hal yang harus disertakan dalam surat penagihan pembayaran barang/produk ini, yaitu sebagai berikut :

• Bukti bahwa si pembeli belum melakukan pembayaran atau belum melunasi hutangnya
• Hubungkan dengan surat pesanan, pengiriman barang dan faktur
• Jangan lupa, ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo yang sudah disepakati telah lewat
• Sebutkan pula jumlah hutang yang belum dibayar
• Akhiri atau tutup surat dengan harapan agar pembeli dapat segera melakukan pembayaran dalam batas waktu

Anda dapat mengirimkan surat penagihan pembayaran barang/produk yang kedua, apabila pembeli belum juga melakukan pembayaran dalam waktu 2 minggu setelah surat pertama dikirimkan. Dan apabila masih belum juga mendapatkan pembayaran, anda dapat mengirimakan surat yang ketiga, dan mungkin hingga sampai yang keempat disertai dengan ancaman tertulis bahwa akan membawanya ke jalur hukum apabila masih belum dilakukan pembayaran hingga batas waktu maksimal.

Terlepas dari hal tersebut, seperti yang sudah dikatakan tadi bahwa dalam penulisan surat ini, maka hendaknya ditulis dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta menggunakan bahasa yang sopan tanpa menyinggung yang bersangkutan. Selain itu, sampaikan pula maksud dan tujuan dari surat tersebut dengan singkat, padat, jelas, dan tegas.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami akan memberikan contoh surat penagihan pembayaran barang/produk.

Contoh :

PT. SEJAHTERA SELALU

Jl. Makmur Raya No.123

Bandung, Jawa Barat

=====================================================================

                                                                                                 Bandung, 27 November 2017

Nomor  : 203/EM/XI/2017                                                              

Lamp   : Faktur

Hal       : Penagihan Pembayaran

Kepada

CV. Indah Permai

Jl. Kenanga 5 No. 169

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Bersama ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, CV. Indah Permai masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 32.000.000 (Tiga Puluh Dua Juta Rupiah) sesuai faktur No.351/EM/X/2017 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran surat ini.

Mengingat saat ini telah 3 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap CV. Indah Permai akan segera melunasinya.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

PT. SEJAHTERA SELALU

LIDYA SETYOWATI, SE

Manager Keuangan

Nah demikianlah ulasan kami mengenai surat penagihan pembayaran barang/produk. Semoga dapat bermanfaat, dan sampai jumpa di ulasan yang berikutnya.