Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas

Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas - Dalam sebuah instansi pemerintahan maupun sebuah perusahaan swasta tentu ada kalanya memberikan sebuah perintah bagi pekerjanya untuk melakukan perjalanan dinas. Hal ini dilakukan untuk berbagai kepentingan yang tentu saja merupakan kepentingan yang berkaitan dengan pekerjaan dan perusahaan tersebut. Nah untuk melakukan perjalanan dinas tersebut, maka mereka membutuhkan yang namanya surat perintah perjalanan dinas (SPPD).

Surat ini berfungsi untuk menerangkan perihal penugasan seseorang pada sebuah instansi maupun kantor untuk melaksanakan tugas di suatu tempat tertentu dengan biaya kantor dan dilakukan dalam waktu yang sudah ditentukan. Perjalanan tersebut dapat dikatakan sebagai perjalanan dinas jika sudah menempuh jarak minimal 5 km dari batas kota dan dilakukan atas perintah perusahaan atau instansi terkait.

Sebelum melihat Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas, berikut ini adalah beberapa contoh tujuan perjalanan dinas ke luar kota.

1. Melakukan audit keuangan atau sop di kantor cabang/agen/reseller 
2. Melakukan presentasi dan demonstrasi produk kepada calon pembeli 
3. Memberikan pelatihan kepegawaian kepada staf baru di kantor cabang ataupun pelatihan produk baru kepada sales 
4. Melihat pameran yang berhubungan dengan pekerjaan dan perusahaan
5. Melakukan survei kepada supplier 
6. Mendapatkan training tentang kepegawaian, produk baru, aturan baru, dan lain sebagainya
7. Melakukan survei lokasi baru, dan beberapa tujuan lainnya.

Untuk membuat surat yang benar maka anda perlu memperhatikan format yang ada di bawah ini sebagai Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas.

Nama Atasan (yang berwenang memberikan perintah perjalanan dinas)

Referensi (contoh surat edaran direksi, surat permohonan supplier dll)

Nama Karyawan (yang diperintahkan melakukan perjalanan dinas)

a) Jabatan       b) Pangkat/Tingkat

Maksud dan Tujuan perjalanan dinas (bisa diisi seperti contoh tujuan di atas)

Transportasi

a) Tempat berangkat   b) Tempat tujuan

a) Lamanya perjalanan dinas (berapa malam/berapa hari)    b) Tanggal berangkat   c) Tanggal kembali

Anggaran perjalanan

Alokasi Anggaran (departemen yang mengalokasikan anggaran, seperti HRD utk training, Marketing utk sales dll)

Keterangan (diisi informasi tambahan yang dianggap perlu)

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) juga berfungsi sebagai bukti pihak internal kantor seperti HRD untuk menginformasikan bahwa yang bersangkutan tidak hadir karena ada tugas luar kota dan Departemen Keuangan untuk mengeluarkan dana yang dibutuhkan sesuai anggaran yang diajukan pada surat tersebut.

Untuk bentuk yang lebih sederhana, berikut ini kami berikan salah satu contoh Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas.

Contoh 1 :

Surat Perjalanan Dinas

Nomor : 352/PT.JS//MTD/III/2017

Dalam rangka mengadakan kontrak kerjasama dan juga perluasan usaha di daerah Surabaya, kami memberi tugas kepada :

Nama                          : Denna Apriando

Jabatan                        : Manager Pemasaran PT. Jaya Sentosa

Alamat                        : Jl. Merdeka No. 56 Palembang

Untuk bisa melakukan perjalanan dinas ke Kota Jakarta, adapun pelaksanannya dengan ketentuan sebagai berikut :

Berangkat                   : 02 Mei 2017

Kembali                      : 09 Mei 2017

Kendaraan                   : Pesawat Terbang

Akomodasi                  : Hotel

Adapun semua biaya perjalanan dinas, akomodasi serta konsumsi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT. Jaya Sentosa sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikian surat perjalanan ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan diharapkan saudara dapat melaksanakan dan memohon semua pihak demi kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.

Palembang, 02 Mei 2017

Direktur,

Sumitra

Contoh 2 :

Demikianlah ulasan kami mengenai Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas. Semoga bermanfaat.