Tips Membuat Surat Tugas Yang Baik

Surat tugas merupakan salah satu surat resmi yang dibuat untuk tujuan tertentu. Surat resmi sendiri merupakan surat yang dikirimkan kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah ataupun sebaliknya. Dan surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan tentu saja.

Mengenai fungsinya, surat tugas dibutuhkan agar orang yang mendapatkan tugas memperoleh pengesahan secara formal terhadap tugas yang harus dilakukan atau dilaksanakan. Surat tugas juga berguna untuk instansi yang dituju untuk memperlancar tugas pegawai atau pejabat yang berhubungan dengan lembaga atau instansi yang berkaitan dengan tugasnya. Dengan kata lain surat ini menjadi salah satu alat untuk memudahkan pegawai yang diutus selama melaksanakan tugasnya.

Untuk membuat surat tugas anda perlu memperhatikan beberapa hal. Salah satu hal penting yang harus anda perhatikan adalah bagian surat. Berikut adalah beberapa hal yang terdapat di bagian surat :

1. Kepala Surat 
2. Tulian "SURAT TUGAS"
3. Nomor surat tugas
4. Isi surat tugas 
5. Identitas pejabat atau atasan
6. Identitas pegawai atau pejabat yang diberi tugas

Selain beberapa hal diatas, bahasa surat juga harus anda perhatikan. Gunakanlah bahasa yang baku dan sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Selain itu pergunakan juga bahasa yang jelas atau tidak bermakna ganda. Bahasa yang luga juga akan membuat surat anda lebih baik. Bahasa yang lugas disini adalah tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, serta mengikuti perkembangan bahasa surat. Tak lupa pula gunakan bahasa yang sopan karena mengingat surat ini merupakan surat resmi.

Kemudian, hendaknya materi tugas yang diberikan kepada yang bersangkutan dirumuskan secara singkat, padat dan jelas. Ketegasan juga diperlukan disini. Selain itu juga isi surat yang anda buat hendaknya memuat tugas yang diberikan, pertanggung jawaban, dan jangka waktu pelayanan tugas. hal tersebut sebaiknya disampaikan dengan terperinci.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah contoh surat tugas.

PT HIJAU LESTARI

Jalan Prof. Dr. Satrio Blok A3/5 No. 54 Jakarta

Tlp. (021) 89657235 Fax. (021) 879632158 E-mail : hijaulestari54@gmail.com

SURAT TUGAS

No. 256/tgs-BMI/V/17

                                                                                       

Direktur  PT HIJAU LESTARI – JAKARTA, dengan ini memberikan tugas kepada:

      Nama                         : Kalina Erika Putri                     

      Jabatan                       : Kepala bagian HRD

      Alamat                        : Jl. Rambutan No. 19 Jakarta Selatan

Untuk mengikuti seminar  “PENINGKATAN KUALITAS KERJA KARYAWAN”,  pada :

      Hari                            : Senin-Selasa/22-23 Mei 2017

      Tempat                       : Hotel Mercure Bandung Setiabudi - Bandung

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.  Mengenai akomodasi akan ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Segala bantuan dan kerjasama yang diberikan sangat kami hargai.

                                                                                          Jakarta, 19 Mei 2017

Arya Satya, S.H

                                                                                                                                  Direktur

Demikianlah ulasan kami mengenai tips membuat surat tugas yang baik yang dapat kami sampaikan kepada anda. Semoga dapat membantu dan sampai jumpa di ulasan kami yang berikutnya.